【ビジネス】仕事のミスを劇的に減らす５ステップ
私は、人よりもミスが非常に多い人間です。
これは昔からそうであり、ミスを減らそうと考えれば考えるほどになぜかミスを増大させることが多いです。
人間誰しも完璧ではないですから、ミスはつきものです。
しかしながら、ミスばかりしてしまうと、上司からの信頼がなくなり、仕事を任されなくなってしまうことが多々あります。
そのため、自分自身の備忘録の為にも、皆さまへの知識共有のためにも、私が考えるミス防止方法をお伝えしたいと思います。
- ミスのパターンを把握する
まずは、自分自身のミスのパターンをリスト化しましょう。
ミスが発生する度にメモしてください。
例えば、私は下のようなミスをよくします。
・毎週送るメールの日付が間違っていた
・メールの中の会議室の場所が異なっていた
・議事録の中で、日付が間違っていた
・メールの宛先に必要ない人が入っていた - ミスの原因を把握する
上記のようにリスト化した後、一つ一つの原因を掘り下げます。
原因を掘り下げる場合、”直接的原因”、”動機的原因”のそれぞれを分析していきましょう。
例えば、"毎週送るメールの日付が間違っていた”の場合、
直接的原因：先週のメールをコピーアンドペーストしたため、先週の日付のままであった
上記が直接的な原因となります。
もう少し掘り下げると、
コピーアンドペーストした後に、日付を現在の日付に修正する作業を実施していなかった。というのがさらなる原因となります。
では、これに対して有効な対策が打てるのでしょうか？？？
なぜ、現在の日付に修正する作業を怠ってしまったのか？を考える必要があります。
ここで疑問となるのは、前提として
・この作業にプロセスは存在しているのか（作業手順は存在するのか）
という話です。
もしも、作業手順が存在するのであれば、
手順通りやらなかった理由を記載する必要があります。
手順がなかった場合は、確認不足が原因になります。 - プロセスを規定する
結果、まずはプロセスを規定することが、ミスを減らす一番の近道です。
ミスが起きる場合、毎回違う手順や、その時の勘やセンス、集中力、パフォーマンスによって作業品質に変動が生じます。
ミスをする＝作業品質のばらつきが高め
ということだと考えられますから、なるべく作業品質を均一にする必要があります。
そのために有効な方法は、以下の２点だと考えてます。
・作業プロセス（作業手順書）を明確に作成し、手順を踏みながら作業実施すること
・作業チェックリストを作成すること
そして作業プロセスの中に、確認作業を必ず入れることが重要です。これだけで、９５%のミスは減らすことができます（単純ミスに限る） - 自動化する
最終手段は自動化です。
プログラムが得意な方は、vbaマクロなどで自動化しちゃいましょう。
手作業が多い作業＝ミスが発生する確率が高い作業
だと考えられます。いかにプログラムに一つ一つの作業を任せ、
自分の手を動かさず、必要な情報の入力のみで処理できる状態にするかを常に考えるのが良いでしょう。 - 仕事全体をスケジューリングする
最後に、ミスが発生しやすい時の原因として、仕事の時間に余裕がないということが考えられます。
急な依頼が発生したり、作業が輻輳する場合、誰もが確認時間などを削ることになります。
その時は、作業の優先順位づけをきちんと行い、余裕を持つことをお勧めします。
上記ができれば、大方のミスは減っていくと思います。
簡単でしたが以上です。
